Als Teil der renommierten Technischen Universität München (TUM) lehrt und forscht die TUM School of Management an der Schnittstelle von Management und den modernen Technologien. Ausgezeichnet mit den drei internationalen Akkreditierungen AMBA, AACSB und EQUIS erfüllt die TUM School of Management zahlreiche Qualitätskriterien, darunter Spitzenqualifikation des Lehrpersonals, Internationalität der Lehre, enger Austausch mit der Wirtschaft und großes Engagement in Ethik und Nachhaltigkeit. Auf Initiative der Dieter Schwarz Stiftung baut die TUM School of Management einen eigenen Lehr- und Forschungsstandort am Bildungscampus Heilbronn auf. Schwerpunktthemen sind das Management des digitalen Wandels, Familienunternehmen und Unternehmensgründungen.
Für die TUM School of Management am Heilbronn Data Science Center (HDSC )auf dem TUM Campus Heilbronn suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich) zunächst befristet auf 1 Jahr mit der Option auf Entfristung eine

Assistenz (m/w/d) - Veranstaltungsmanagement und PR

Das erwartet Dich:

• Du planst, organisierst und begleitest wissenschaftliche Veranstaltungen, Workshops, Seminare, Gastvorträge und Austauschformate der TUM School of Management am HDSC.
• Du koordinierst Räume, Medientechnik, Catering, Registrierung, Teilnehmerlisten, Namensschilder, Ablaufpläne und Veranstaltungsunterlagen.
• Du betreust Referierende, Gäste und Teilnehmende vor Ort.
• Du kommunizierst mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache.
• Du unterstützt die PR- und Kommunikationsmaßnahmen der TUM School of Management am HDSC, insbesondere bei Veranstaltungsankündigungen, Newsbeiträgen, Rückblicken, Präsentationen, Flyern und Informationsmaterialien.
• Du pflegst und aktualisierst die Homepages der Professorinnen und Professoren in deutscher und englischer Sprache.
• Du unterstützt die Sichtbarkeit der Professuren unserer Unit in Abstimmung mit Professorinnen und Professoren, wissenschaftlichen Mitarbeitenden, dem School Office und Kommunikationsstellen der TUM.
• Du bereitest veranstaltungsbezogene Beschaffungen vor, z. B. für Catering, Drucksachen, Werbematerialien oder externe Dienstleistungen.
• Du unterstützt bei gäste- und veranstaltungsbezogenen Reise-, Auslagen- und Abrechnungsvorgängen.
• Du übernimmst den kompletten Vorgang Reisekosten von der Beantragung bis zur Auszahlung für die Lehrstühle.
• Du pflegst Kontaktlisten, Verteiler, Veranstaltungsdaten und digitale Ablagestrukturen.
• Du vertrittst die Assistenz in der Lehre und Beschaffung und unterstützt bei anderen administrativen Aufgaben.

Das bringst Du mit:

• Eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, z. B. im Bereich Bürokommunikation, Veranstaltungsmanagement, Marketing/Kommunikation, Verwaltung oder Fremdsprachenassistenz; alternativ ein abgeschlossenes Bachelorstudium in einem relevanten Bereich.
• Erfahrung in Veranstaltungsorganisation, Assistenz, PR, Kommunikation oder administrativer Koordination.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Sicherer Umgang mit digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools, z. B. Teams, OneDrive und Videokonferenztools.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Termingenauigkeit.
• Kommunikationsstärke, serviceorientiertes Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit im Team.
• Eine selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise.

Darauf kannst Du Dich freuen:

• Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem modernen, renommierten Universitätsumfeld.
• Selbstständiges Arbeiten in einem dynamischen, teamorientierten Umfeld mit wechselnden Herausforderungen.
• Die Möglichkeit zum Home-Office-Arbeiten sowie einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz auf dem Bildungscampus Heilbronn.
• Zugang zu zahlreichen Fortbildungsmöglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung.
• Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder TV-L E9, abhängig von der Qualifikation.

Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Die Technische Universität München strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt.

Bewerbung

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Studienzeugnisse, Praktikums-/ Arbeitszeugnisse) in einer einzelnen PDF-Datei per E-Mail mit dem Betreff „Assistenz Veranstaltungsmanagement und PR“ bis spätestens 15.09.2026 an jobs.udsm@mgt.tum.de oder per Post an die untenstehende Adresse.

Technische Universität München
TUM School of Management
HDSC
Frau Elke Kröber
Bildungscampus 2
74076 Heilbronn

Im Fall der postalischen Bewerbung bitten wir Dich, uns lediglich Kopien einzureichen, da wir Deine Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens leider nicht zurücksenden können. Bei Fragen bezüglich der Position wende Dich bitte an Frau Elke Kröber (elke.kroeber@tum.de).