Künstliche Intelligenz (KI) in der öffentlichen Verwaltung

Die Implementierung von Künstlicher Intelligenz (KI) in der öffentlichen Verwaltung bietet zahlreiche Möglichkeiten, um Arbeitsprozesse zu optimieren und die Dienstleistungen für die Bürger oder auch intern zu verbessern. In diesem Ratgeber werden wir uns darauf konzentrieren, wie Arbeitnehmer*innen aus der Verwaltung moderne KI-Technologien effektiv nutzen können.

Einführung in Künstliche Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung

Die Verwendung von KI in Berufen der öffentlichen Verwaltung kann von der Automatisierung routinemäßiger Aufgaben bis hin zur Unterstützung bei komplexen Entscheidungsfindungsprozessen oder der Erstellung von Texten und Präsentationen reichen. Beispiel hierfür ist exemplarisch die automatisierte Bearbeitung von Anfragen. Durch den Einsatz von Chatbots wie zum Beispiels das bekannte KI-Tool ChatGPT können häufig gestellte Anfragen schneller und effizienter beantwortet werden. Bei der Datenanalyse unterstützt die Nutzung von KI zur Analyse großer Datenmengen, um Trends zu identifizieren und Entscheidungen zu treffen. Im Bereich Dokumentenmanagement helfen KI-gestützte Systeme bei der Erstellung, Kategorisierung und Verwaltung von Dokumenten.

Praktische Anwendungsbereiche

• Vereinfachung administrativer Prozesse: KI kann dabei helfen, zeitaufwendige Aufgaben wie die Dateneingabe in der Verwaltung zu automatisieren.
• Verbesserung der Dienstleistungsqualität: Durch KI können Anfragen effizienter bearbeitet und individuellere Lösungen angeboten werden.
• Entscheidungsunterstützung: KI-Systeme können komplexe Datenmuster analysieren und intelligente Empfehlungen aussprechen.
  
• Kreative Schreibhilfe: KI-gestützte Tools können komplexe Texte zusammenfassen, ganze Textbeiträge erstellen oder themenbezogene Präsentationen erstellen.
  
• Mitschrift: Mittels Audio-Mitschnitt werden langwierige Konferenzen oder Meetings schnell und effizienter zu einem logisch strukturierten Protokoll zusammengefasst.
  

Wichtige KI-Tools für die öffentliche Verwaltung

• Chatbots: Um Fragen zu beantworten, Konzepte zu erstellen oder zu texten können Chatbots verwendet werden. Beispiele für kostenlose digitale Chatbots sind ChatGPT oder auch Google Bard.
• Datenanalyse: Hier eignen sich Plattformen wie Tableau Public um kostenlos Datenvisualisierungen erkunden, erstellen und bereitstellen zu können oder Google Looker Studio zur kontinuierlichen Analyse und statistischen Auswertung von Webseiten.
• Audioanalyse: Soll beispielsweise ein Protokoll erstellt werden, lohnt sich auch hier die Anwendung von künstlicher Intelligenz wie fireflies.ai, Azure KI Speech oder KI-System IBM Watson.
• Schnell zur aussagekräftigen Präsentation durch KI: beautiful.ai, presentations.ai oder Slidebean.
• Komplexe Texte auf ein übersichtliches Summary zusammenschreiben: Das geht beispielsweise mit Tools wie genei.io oder Jasper.

Integration von Künstlicher Intelligenz in den Arbeitsalltag

Künstliche Intelligenz kann für Softwareanwendungen über Schulungen und Workshops in die Abteilungen im öffentlichen Dienst integriert werden. Ziel ist es, bei den Angestellten im ÖD für das Verständnis und die effektive Nutzung von KI-Tools zu werben und etwaige Vorurteile auszuräumen. Durch die zusätzliche Kollaboration mit IT-Abteilungen schafft man mitunter eine enge Zusammenarbeit mit Technik-Experten. Das dient der optimalen Implementierung und zugeschnittenen Anpassung der KI-Systeme in vielen öffentlichen Berufen.

Feedbackmechanismen sind dabei enorm wichtig. Regelmäßige Rückmeldungen von Nutzern können nämlich zu Entwicklung beitragen, da die Systeme kontinuierlich verbessert und individuell angepasst werden können.

Herausforderungen und Lösungsansätze

KI-Systeme bringen jedoch nicht nur Chancen mit sich. Eine große Herausforderung sind Datenschutz und Sicherheit. Nicht nur die Einhaltung von Datenschutzgesetzen ist dabei elementar – auch der Schutz von unkontrollierten digitalen Abläufen ist wichtig. Technische Hürden sind dabei beispielsweise die Bereitstellung von Ressourcen für die technische Infrastruktur und Wartung. Aber auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern bedarf einer Förderung des Verständnisses. Ein Muss ist die Erhöhung der Akzeptanz von KI – ob durch Aufklärung oder Schulungen. Außerdem sollte immer auf Inkonsistenzen geachtet werden, da auch Planbarkeit und Verlässlichkeit ein Problem der KI sein kann.