Nervosität vor dem Arbeitsantritt: So werden die ersten Arbeitstage im Verwaltungsjob nicht zum Flop

Beim Job-Start in der öffentlichen Verwaltung stehen Neueinsteiger vor vielfältigen Chancen – aber auch vor einigen Herausforderungen. Der nahtlose Übergang in einen neuen Bürojob erfordert nicht nur Fachkenntnisse von Arbeitnehmern, sondern auch eine gehörige Portion Verständnis für die einzigartigen Strukturen und Abläufe im öffentlichen Dienst. Selbst vermeintliche Kleinigkeiten wie die Kleidungswahl, die Kommunikation nach außen und mit Kollegen oder das persönliche Zeit- und Aufgabenmanagement, sollten unbedingt mit Bedacht angegangen werden um einen positiven Eindruck beim Arbeitsstart zu hinterlassen.  

Am ersten Tag im neuen Arbeitsverhältnis – von vielen weiteren danach – gibt es so einiges zu beachten. Um nichts zu übersehen und den perfekten Start im Büro hinzulegen, ist die richtige Vorbereitung das A und O. Deswegen gibt es alles Wichtige hier auf einen Blick.

Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag

Schon bevor der erste Tag überhaupt angefangen hat, kann man sich als Berufseinsteiger den Start an der neuen Arbeitsstelle erheblich erleichtern. Eine Möglichkeit ist, relevante Unterlagen und Informationen zum Aufgabenbereich und dem Arbeitsplatz schon im Voraus anzufordern. Wenn nicht bereits abgegeben, sind unter anderem das Führungszeugnis, der Sozialversicherungsausweis und der Personalbogen wichtige einzureichende Unterlagen.

Wer auf Nummer Sicher gehen möchte, kann sich auch schon vor Beginn seiner Tätigkeit mit der Organisations- und Unternehmenskultur auseinandersetzen. Das heißt: Was sind die vorherrschenden Werte, Normen und Einstellungen, die Entscheidungen oder das Verhalten innerhalb der Organisation bestimmen? Dazu könnten zum Beispiel Führungskräfte recherchiert oder die Webseite der Einrichtung genauer studiert werden. Nicht zu vergessen sind dabei Gepflogenheiten wie Dresscode oder Verhaltensnormen im öffentlichen Sektor. Je nach Betrieb oder Dienstherr kann es nötig sein, Dienstkleidung zu tragen.

Der Arbeitgeber hat aber nicht überall ein Mitbestimmungsrecht:

• Nagellack: Über die Farbe des Nagellacks, den Sie am Arbeitsplatz tragen, hat der Arbeitgeber beispielsweise keine Entscheidungsmacht.
• Haare: Auch das Verbieten oder Vorschreiben einer natürlichen Haarfarbe, künstlicher Haare oder Einflechtungen durch den Chef ist im öffentlichen Dienst nicht möglich.
• Unterwäsche: Klingt vielleicht ein wenig skurril, ist aber wirklich so: Zulässig wäre die Verpflichtung zum Tragen von Unterwäsche, Feinstrumpfhosen oder Socken als Teil des Dresscodes, um möglicherweise die vom Arbeitgeber gestellte Oberbekleidung zu schonen.
• Hygiene: Ein angemessenes Erscheinungsbild darf von Arbeitnehmern erwartet werden. Dazu gehört die Vorgabe, dass die Haare grundsätzlich sauber, niemals ungewaschen oder fettig am Arbeitsplatz zu tragen sind. Auch möglich ist die Verpflichtung zu einer Komplettrasur vor Dienstbeginn oder ein gepflegter Bart getragen wird.
• Freizeit: Generell darf der Arbeitgeber keine Vorgaben zur Kleidung in der Freizeit nach Beendigung des Arbeitstages machen. Jedoch gilt die Rücksichtnahme auf die Interessen des Arbeitgebers. Auch vom Arbeitgeber bezahlte Kleidung darf nur mit Erlaubnis im Privatleben getragen werden.

Checkliste für den ersten Arbeitstag im Büro

Am ersten Tag im Büro ist vieles neu und in den neuen Arbeitsalltag muss man sich erst einleben. Trotzdem gehört Pünktlichkeit zu den gängigen Erwartungen und zudem macht sie einen positiven Eindruck. Deshalb wäre es sinnvoll, sich am ersten Tag früher als notwendig auf den Weg zu machen, um wirklich rechtzeitig am eigenen Arbeitsplatz zu sein. Eine andere Möglichkeit wäre etwa, das Gebäude bereits im Voraus zu besichtigen – so verschafft man sich einen ersten Überblick und kennt Eingangs- oder Durchgangsbereiche sowie die Parkmöglichkeiten.

An Tag Eins ist „Onboarding“ – die Einführung eines neuen Mitarbeiters in seinen Arbeitsbereich – ein aufregendes Thema. Je nach Organisation und Bereich kann das immer unterschiedlich ablaufen. In aller Regel findet aber eine Begrüßung samt Einführung in die Abteilung statt. Das bedeutet beispielsweise:

• Begrüßung: Man lernt Kollegen und Kolleginnen kennen und bekommt während dem Onboarding einen Überblick über sämtliche Aufgaben und Abläufe. Im besten Fall erfährt man auch, wann wer der richtige Ansprechpartner oder die angemessene Anlaufstelle ist.
• Erste Schritte: Im Normalfall werden Zugangsdaten, E-Mail-Adresse und Telefonnummer vergeben und es gibt eine erste oberflächliche Einarbeitung in die wichtigsten Systeme und Prozesse.
• Schulungen: Es kann auch sein, dass es Einführungsschulungen zu unterschiedlichen Themen wie Datenschutz, IT-Sicherheit oder auch Compliance gibt.

Für ein erfolgreiches Onboarding und eine gute Integration sind Sie am besten proaktiv und stellen alle Fragen, die Ihnen einfallen. Auch an den Aktivitäten oder angebotenen Schulungen sollten Sie möglichst teilnehmen. Es schadet bestimmt auch nicht, die Kollegen besser kennenzulernen und sich zu vernetzen – das kann den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Oftmals lohnt es sich aber auch noch einmal nachzuforschen, ob es auf der Homepage bereits einige Informationen zum Onboarding-Prozess gibt oder einfach bei der Personalabteilung nachzufragen. Eine weitere Möglichkeit besteht auch darin, bei Gewerkschaften oder Berufsverbänden anzufragen, welche Informationen oder Beratungen es zum Berufseinstieg gibt.

Strukturen und Prozesse in der öffentlichen Verwaltung

Schon allein die Struktur der öffentlichen Verwaltung ist sehr komplex und vielfältig. Neben Bürgerämtern, Bezirksregierungen, Gefängnissen, Universität, Ministerien, Museen oder Regulierungsbehörden gehören auch Stadtwerke, die Bundesagentur für Arbeit oder Krankenkassen dazu. Wie die vielen verschiedenen Einrichtungen schon zeigen, gibt es zahlreiche Unterschiede was die Aufgabenbereiche, die Beziehungen nach außen oder auch Art des Personals in den Verwaltungen angeht.

Ganz grundsätzlich ist die Struktur der öffentlichen Verwaltung in Deutschland wie folgt aufgebaut:

Zudem befinden sich öffentliche Verwaltungen in unterschiedlichen Rechtsformen wie Anstalten, Körperschaften und Stiftungen öffentlichen Rechts und ihre Wirtschaftsunternehmen in unterschiedlichen privaten Rechtsformen (GmbH, AG). Es ist sinnvoll, die jeweilige Rechtsform und die daraus resultierenden Folgen zu erfragen.

• Hierarchie: Die öffentliche Verwaltung ist hierarchisch organisiert. An der Spitze steht die oberste Bundesbehörde, gefolgt von den Landesbehörden und den Kommunalverwaltungen.
• Dezentralisierung: Die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung sind dezentralisiert auf verschiedene Ebenen verteilt. So sind die Bundesbehörden für die übergreifende Steuerung und die Länder für die Umsetzung in ihren jeweiligen Bundesgebieten zuständig. Die Kommunalverwaltungen sind für die Aufgaben vor Ort verantwortlich.
• Fachministerien: Die Bundes- und Landesregierungen sind in Fachministerien aufgeteilt, die jeweils für einen bestimmten Bereich der öffentlichen Verwaltung zuständig sind (beispielsweise das Innenministerium, Finanzministerium oder Bildungsministerium).

Zudem befinden sich öffentliche Verwaltungen in unterschiedlichen Rechtsformen wie Anstalten, Körperschaften und Stiftungen öffentlichen Rechts und ihre Wirtschaftsunternehmen in unterschiedlichen privaten Rechtsformen (GmbH, AG). Es ist sinnvoll, die jeweilige Rechtsform und die daraus resultierenden Folgen zu erfragen.

Auch die Prozesse, die sich durch die öffentliche Verwaltung in Deutschland ziehen, dürfen nicht ungeachtet bleiben. Dazu gehören:

• Verwaltungsverfahren: Die öffentliche Verwaltung handelt nach dem Prinzip der Rechtmäßigkeit. Alle Entscheidungen müssen auf einer gesetzlichen Grundlage beruhen. Verwaltungsverfahren sind geregelt und formalisiert.
• Dienstleistungsorientierung: Die öffentliche Verwaltung versteht sich zunehmend als Dienstleister für die Bürger und Unternehmen. Sie bemüht sich um eine effiziente und bürgerfreundliche Aufgabenerledigung.
• Digitalisierung: Die öffentliche Verwaltung befindet sich im Wandel. Die Digitalisierung von Prozessen und die Nutzung von neuen Technologien spielen bei Berufen im öffentlichen Dienst eine immer wichtigere Rolle.

Die Kunst der Harmonie: Konfliktlösung im Verwaltungsjob

Teamarbeit ist überall wichtig, das gilt auch für den öffentlichen Sektor. Die spezifischen Anforderungen an die Kommunikationsetikette können aber je nach Behörde und Bundesland variieren. Es ist daher ratsam, sich vorab zu informieren, welche Regeln und Vorgaben in der jeweiligen Behörde gelten. Grundsätzlich gelten aber immer die grundlegenden Höflichkeitsformen wie Respekt, Verständnis und Geduld sowie Sachlichkeit oder Zuverlässigkeit gegenüber allen Teammitgliedern. Besonders wichtig ist auch die Verschwiegenheit bei sensiblen Daten, die korrekte Ansprache von Personen innerhalb und außerhalb der Organisation oder auch das Vermeiden von Fachsprache bei Bürgern.

Doch: Auch trotz aktiver Teilnahme an Teamaktivitäten oder korrektem und höflichem Verhalten können Konflikte auftreten. Dann ist es vor allem wichtig zu wissen, was die richtigen Anlaufstellen sind. Das gilt besonders dann, wenn der Konflikt nicht zwischen den jeweils betreffenden Personen zu klären ist.

Möglichkeiten zur Konfliktlösung im Verwaltungsjob:

• Vorgesetzte: Die erste Anlaufstelle für Mitarbeiter im öffentlichen Dienst ist in der Regel der direkte Vorgesetzte in der Abteilung. Er kann Fragen beantworten, bei Problemen unterstützen und bei Bedarf an andere Stellen weitervermitteln.
• Personalabteilung: Die Personalabteilung ist zuständig für alle personalrelevanten Themen wie Einstellung, Entgelt, Urlaub und Fortbildung.
• Personalrat: Der Personal- oder Betriebsrat vertritt die Interessen und Erwartungen der Mitarbeiter und kann bei Konflikten mit dem Arbeitgeber oder Führungskräften vermitteln.
• Schwerbehindertenvertretung: Die Schwerbehindertenvertretung vertritt die Interessen der schwerbehinderten und gleichgestellten Mitarbeiter.
• Gleichstellungsbeauftragte: Die Gleichstellungsbeauftragten setzen sich für die Gleichstellung von Frauen und Männern in der Behörde ein.

Weiterbildung und Karriereentwicklung

Die öffentliche Verwaltung bietet ihren Mitarbeitern zahlreiche Möglichkeiten zur Weiterbildung und Karriereentwicklung. Mit der richtigen Auswahl der Weiterbildungsmaßnahmen können Mitarbeiter ihre Potenziale voll ausschöpfen und eine erfolgreiche Karriere in der öffentlichen Verwaltung machen. Dazu gehören unter anderem:

• Fortbildungen: Die meisten Behörden bieten ihren Mitarbeitern ein breites Spektrum an Fortbildungen zu verschiedenen Themen an, z. B. Führung, Kommunikation, IT und Recht.
• Fachseminare: In Seminaren können Mitarbeiter ihre Fachkenntnisse vertiefen und neue Kompetenzen erwerben.
• Fachtagungen: Fachtagungen bieten die Möglichkeit, sich über aktuelle Trends und Entwicklungen in der öffentlichen Verwaltung zu informieren und mit anderen Experten zu networken.
• Qualifizierungsprogramme für den Aufstieg: Einige Behörden bieten Qualifizierungsprogramme für bestimmte Laufbahnen an, z. B. den gehobenen oder höheren Verwaltungsdienst.
• Mentoringprogramme: In Mentoringprogrammen werden erfahrene Mitarbeiter mit Kollegen, die sich noch im Berufseinstieg befinden, zusammengebracht, um die Herausforderungen der Karriereentwicklung gemeinsam zu meistern.
• Selbststudium: Durch Selbststudium können Mitarbeiter ihre Kenntnisse und Fähigkeiten ständig weiterentwickeln.

Jetzt steht dem erfolgreichen Arbeitstag nichts mehr im Weg

Der Berufsstart in die öffentlichen Verwaltung kann eine Herausforderung sein, aber auch eine große Chance. Mit der richtigen Vorbereitung und Einstellung können Sie erfolgreich in der öffentlichen Verwaltung starten und eine erfüllende Karriere machen. Das klingt gut? Dann nichts wie los!

Ein umfassendes Angebot für Berufe in der öffentlichen Verwaltung finden Sie unter www.jobs-beim-staat.de.

Nicht vergessen: Am wichtigsten für einen guten Start ist es, sich ausführlich über jeden Schritt zu informieren und sich darauf vorzubereiten. Ist man dazu auch noch offen und lernbereit, fragt nach und sucht den Kontakt zu Kollegen, ist bereits viel gewonnen. Achtet man zudem darauf, immer pünktlich, höflich, engagiert und informiert zu sein, sollte dem harmonischen Berufsstart nichts mehr im Weg stehen.