Effizient arbeiten in Büro und Verwaltung: Effizienz-Tipps für mehr Produktivität im öffentlichen Dienst

Wir alle wissen: Die öffentliche Verwaltung ist ein komplexes System mit vielen Aufgaben. Effizienz ist hier der Schlüssel zum Erfolg. Wer hat sich nicht schon Gedanken darüber gemacht, wie man die Arbeit im Staatsdienst optimieren kann? Hier sind ein paar Tipps!

Arbeiten mit Zeitmanagement-Techniken: Effizienz am Schreibtisch

Zeitorientierte Techniken

Zeit ist der Schlüssel aller Effizienz bei der täglichen Arbeit. Wer Zeit einteilt, spart oder optimal nutzt, kann Aufgaben effizient und optimal einteilen. Dazu gibt es eine Vielzahl von Techniken, die mal mehr und mal weniger einfach umzusetzen sind. Wir stellen hier die vier bekanntesten Ansätze vor:

• Pomodoro-Technik: Eigentlich hat diese Technik nichts mit einer Tomate zu tun, bis auf die Tatsache, dass bei der „Erfindung“ in den 80er Jahren eine Küchenuhr in Tomatenform benutzt wurde. Die Methode sieht vor, in festgelegten Intervallen zu arbeiten und sich danach kurze Pausen zu gönnen.
• Time-Boxing: Hierbei wird jeder Aufgabe eine bestimmte Zeitspanne zugewiesen.
• Time Blocking: Dazu wird der Arbeitstag in sinnvolle zeitliche Abschnitte eingeteilt, in denen die anstehenden Jobs erledigt werden.
• Batching: Es kann sich durchaus effizient auswirken, ähnliche Aufgaben in Gruppen zu verbinden. So arbeitet man gleichartige Tasks im besten Fall schneller und effizienter ab.

Priorisierende Techniken

Wer seine Aufgaben nicht einer zeitlichen Einteilung nach organisieren möchte, dem stehen diverse Priorisierungsvarianten zur Verfügung.

• Eisenhower-Box: Dabei sortiert man Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.
• ABCD-Priorisierung: Folgt man dieser Methode, dann werden Aufgaben nach ihrer Relevanz geordnet und abgearbeitet.
• Zwei-Minuten-Regel: Eine sehr simple, aber enorm effiziente Regel. Dabei werden kurze Aufgaben sofort erledigt.
• Pareto-Regel: Benannt nach Vilfredo Pareto, fokussiert man sich hierbei auf die 20 Prozent der Aufgaben, die 80 Prozent des Outputs liefern.
• Drei-Aufgaben-Regel: Zu guter Letzt ist da noch die Methodik zu erwähnen, bei der man ganz simpel täglich die drei wichtigsten Aufgaben definiert und abarbeitet.

Strukturierende Techniken

Diejenigen, die bei der Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben eher auf Struktur bauen, sind mit den nachfolgenden Strukturmethoden bestens bedient.

• 4 D des Zeitmanagements: Wer sich an diese vier D-Wörter hält, bringt strukturelle Ordnung in sein Tagespensum: Do, Defer, Delegate und Delete – also Aufgaben erledigen, verschieben, delegieren oder löschen.
• Rapid-Planning-Methode: Die RPM ist ein Produktivitätssystem, das vom Autor Tony Robbins entwickelt wurde. Die Methode hilft dabei, die Produktivität zu steigern, indem sie sich nur auf substantielle Ergebnisbereiche konzentriert.

Delegierende Techniken

Hier gibt es eigentlich eine einzige „Empfehlung“: Manchmal ist es besser, Aufgaben weiterzugeben, besonders wenn andere besser dafür geeignet sind.

Effektiv und effizient: Prozessoptimierung durch Digitalisierung der Arbeit

Was ist aber, wenn man es aus eigener Kraft beziehungsweise Motivation nicht schafft, sein Arbeitspensum logisch und effizient einzuteilen? Dafür hält der Markt einige nützliche Programme bereit, die man zum eigenen Zeitmanagement nutzen kann.

Cloud-basierte Anwendungen erleichtern die Arbeit

• Microsoft 365: Der Platzhirsch unter den Anwendungen und so vielseitig wie eine Programmsuite nur sein kann. Perfekt für die Zeitplanung und den Dokumentenaustausch innerhalb von Teams.
• Google Workspace: Eine wirklich leistungsfähige alternative Lösung zum Dateienaustausch. Richtig eingesetzt kann man mit GW nahezu Projektplanungs-Effizienz erreichen.
• Box, Nextcloud & Co.: Wer für seine täglichen Arbeiten guten und verfügbaren Cloudspace sucht, findet garantiert den passenden Partner unter den Playern am Markt. Dazu zählen Netcloud, Box.net, Cloud Drive von Amazon, Dropbox, HiDrive von Strato oder iCloud – um nur einige zu nennen. Zu einem guten Zeitmanagement gehören schließlich auch sichere Cloud-Speicherlösungen.

Effiziente Automatisierung von Routineaufgaben

Wer träumt nicht davon, seine Aufgaben völlig automatisiert sich selbst zu überlassen – ober sich selbst erledigen zu lassen? Mit den folgenden Beispielen ist man diesem Wunschtraum zumindest ein Stück näher.

• UiPath & Blue Prism: Um sich Zeit für andere Aufgaben freizuschaufeln, sind diese Anwendungen ideal geeignet zur Automatisierung von Routineaufgaben.
• Microsoft Power Automate: Dieses Add-on ist eine Integration innerhalb Microsoft 365 und dient der Workflow-Automatisierung.
• Zapier: Klingt fast zu schön, um wahr zu sein. Aber Zapier verbindet verschiedenste Apps (nach eigenen Angaben mehr als 6000) miteinander, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Informationen und Dokumente können so ohne Medienbruch verarbeitet werden.
• Camunda & Bonita: Mit BPM-Tools (Business Process Management Software) können Unternehmen Geschäftsprozesse optimieren und verwalten. Prozessmanagement-Software stellt eine kollaborative Arbeitsumgebung bereit, über die Informationen oder Aktualisierungen zwischen Projektbeteiligten verteilt werden können.

Effiziente Kommunikation verbessert ganz effektiv die Zusammenarbeit

Kommunikationstools für effizientes Arbeiten im Team

Wer seine Aufgaben im Team oder der Abteilung erledigen möchte, dem steht für die digitale und virtuelle Zusammenarbeit eine Vielzahl von Werkzeugen zur Verfügung. In erster Linie handelt es sich dabei um Kollaborations- oder Projektmanagement Tools.

• Kollaborations-Plattformen: Hier haben sich vor allem der Chat in Microsoft Teams und das Programm Slack in den Abteilungen der Gemeindebüros, Rathäusern oder öffentlichen Schulen etabliert. Teams ist als Videokonferenzsystem schon in vielen Verwaltungen Standard – was liegt näher, als die Chatfunktion auch als Kommunikationstool zu nutzen. Bei Slack handelt es sich um ein Programm, das bereits in der kostenlosen Basisversion eine Menge Features bietet, um Mitarbeitern in der Amtsstube oder Verwaltungsabteilung den elektronischen Informationsaustausch über verschiedene, selbst definierte Channels hin zu ermöglichen.
• Dokumentenaustauch-Programme: Der Platzhirsch Microsoft SharePoint ist bereits seit vielen Jahren etabliert als zentraler Dokumentenspeicher und zum Dateiaustausch. Weil es mit den gängigen Betriebssystemen und Officeanwendungen von Microsoft perfekt harmoniert, fällt die Wahl nahezu automatisch auf SharePoint, wenn der Bedarf da ist. Hauptkonkurrent Google Workspace setzt sich jedoch auch seit geraumer Zeit in Büros und Abteilungen durch. Einfache Bedienung und unlimitierte Upload-Möglichkeiten stellen so eine ernstzunehmende Konkurrenz für SharePoint dar.
• Projektmanagement: Unter anderem mit Trello begann der Siegeszug der Kanban-basierten, einfach zu bedienenden Projektmanagement-Tools. Frei in der Gestaltung und Sortierung findet diese Anwendung auch immer mehr Fans in der öffentlichen Verwaltung. Mitbewerber Asana bietet nahezu identische Features, ist jedoch kostentechnisch auf einem anderen Level und manchen Anwendern zu unübersichtlich. Beide Werkzeuge eint die schier unendliche Gestaltungsmöglichkeit des digitalen Projekt-Arbeitsplatzes und die Flexibilität bei der Erstellung und Pflege von Projekten.
• Kalender und Planungstool: Während der Microsoft Outlook Kalender auf nahezu allen MS-basierten Rechnern läuft, nutzen viele Anwender auch den direkten Marktbegleiter Google Calendar – nicht zuletzt, weil dieser auch als App auf unzähligen Dienst- und Privat-Smartphones installiert ist. Was liegt da näher, als das nützliche mit dem Angenehmen zu verbinden und dort weiter zu planen, wo man im Büro aufgehört hat?  
• Videokonferenz-Anwendungen: Nicht nur in Zeiten von Homeoffice und remote Computing schwören Teilzeit- und Vollzeit-Angestellte in der Verwaltung auf Zoom. Als Basisversion kostenlos, hat Zoom vor allem in Bildungseinrichtungen einen Aufschwung erlebt, als Homeschooling und Fernunterricht Schlagworte in der Pandemie waren. Dem gegenüber stehen die populären Alternativen Webex von Cisco und Teams von Microsoft. Allesamt haben ihre Vorteile, aber auch kleine Tücken bei regelmäßigen Videokonferenzen. Webex wird dabei wegen seiner vermeintlich höheren Sicherheit besonders von Regierungsbehörden zum videografischen Austausch genutzt.
• Feedback- und Umfragetools: Wer digital Umfragen oder Zufriedenheitsbefragungen durchführt, der kommt an den populärsten Genrevertretern dieser Anwendungsgattung nicht vorbei. Der SurveyMonkey ist ein in der Basisvariante kostenloses Umfragetool, das bereits in dieser Lightversion eine Vielzahl an Parametereinstellungen bietet. Direkter Konkurrenz in dieser Sparte ist unter anderem Microsoft Forms. Hier sind sogar die Erstellung von Tests und Quizze mit direkter Auswertung möglich.

Zu guter Letzt kommen hier noch ein paar schnelle Tipps und Tricks, um das Miteinander im (Projekt-)Team auf- oder auszubauen.

Methoden und Techniken für effizientes Arbeiten im Team

• Regelmäßige Check-ins: Halten Sie alle Mitarbeitenden im Team stets (und nachhaltig) auf dem Laufenden.
• Klare Meeting-Agenden: Nutzen Sie Ihre Zeit im Beruf optimal und beschränken Sie sich effektiv auf das Wesentliche.
• Feedback-Kultur: Erkennen und erfragen Sie mögliche Probleme bei den Kollegen und Kolleginnen und finden Sie Lösungen.
• Kommunikationsprotokolle & Schulungen: Stellen Sie dadurch sicher, dass alle Mitarbeitenden auf demselben Stand sind.

Ob mit oder ohne digitale Unterstützung: Effizienz lässt sich lernen!

Die richtige Kombination aus Techniken und Tools kann Ihre Arbeit im öffentlichen Dienst erheblich verbessern. Berücksichtigen Sie stets Datenschutz und Sicherheit und setzen Sie auf effiziente Strategien und Werkzeuge. So sind Sie bestens gerüstet für eine produktive und zufriedenstellende Arbeit. Beim Einsatz lizenzpflichtiger Anwendungen oder Apps ist unbedingt auf eine ordnungsgemäße Lizenzierung für JEDEN Nutzer zu achten.