Gehaltsoptimierung im öffentlichen Dienst: So holen Tarifbeschäftigte mehr raus

Vergleich der Entgelte zwischen Stufe 1 und Stufe 6 nach Entgeltgruppe

Das Wichtigste: Stufen hängen nicht an Ihrer Betriebszugehörigkeit, sondern an Ihrer einschlägigen Berufserfahrung – auch aus anderen Behörden oder der Privatwirtschaft.

Stufenlaufzeiten: Wie lange dauert der Aufstieg – und lässt er sich beschleunigen?

Regelwartezeiten für den Stufenaufstieg

Von Stufe 1 bis Stufe 6 vergehen im Normalfall also 15 Jahre. Bezahlter Urlaub, darunter der reguläre Erholungsurlaub, wird vollständig auf die Stufenlaufzeit angerechnet. Das gilt auch für Zeiten einer Arbeitsunfähigkeit nach § 22 TVöD von bis zu 39 Wochen. Andere Unterbrechungen von bis zu drei Jahren sowie Elternzeiten von bis zu fünf Jahren sind für die bereits erreichte Stufe zwar unschädlich, werden aber nicht auf die Stufenlaufzeit angerechnet. Bei längeren Unterbrechungen kann hingegen sogar eine Zuordnung zu einer niedrigeren Stufe erfolgen.

Der Aufstieg von Stufe 1 bis Stufe 3 läuft automatisch. Erst ab dem Schritt hin zu Stufe 4 greift Paragraf 17 Absatz 2 TVöD: Bei erheblich überdurchschnittlichen Leistungen kann der Arbeitgeber die Laufzeit verkürzen, bei dauerhaft unterdurchschnittlichen Leistungen verlängern. Einen Rechtsanspruch auf Verkürzung gibt es jedoch nicht.

Wird die Verkürzung in der Praxis auch genutzt?

Selten. Viele Behörden scheuen den Verwaltungsaufwand oder setzen das Instrument aus Gleichbehandlungsgründen nicht ein. Wer das Thema dennoch ansprechen möchte, sollte konkrete Leistungsnachweise mitbringen und sachlich formulieren – nicht als Forderung, sondern als Frage: „Ich würde gerne besprechen, ob meine dokumentierten Leistungen die Voraussetzungen von Paragraf 17 Absatz 2 TVöD erfüllen."

Berufserfahrung anrechnen lassen: Der größte Hebel beim Einstieg

Paragraf 16 TVöD regelt, wie Vorerfahrung bei der Stufenzuordnung berücksichtigt wird. Hier gibt es drei unterschiedliche Situationen:

§ 16 Abs. 2 TVöD – Pflichtanrechnung einschlägiger Berufserfahrung

Einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tätigkeit muss anerkannt werden. Entscheidend ist dabei nicht, ob man zuvor in der Verwaltung war, sondern ob die frühere Tätigkeit inhaltlich der neuen entspricht und eine Übernahme ohne wesentliche Einarbeitung möglich ist. Wer drei Jahre eine vergleichbare Tätigkeit ausgeübt hat und dieselbe Tätigkeit bei einer anderen Behörde aufnimmt, wird in der Regel der Stufe 3 zugeordnet.

§ 16 Abs. 2 Satz 3 TVöD – Ermessensanrechnung förderlicher Berufserfahrung

Auch wer keine einschlägige, aber eine für die neue Stelle förderliche Berufserfahrung mitbringt – zum Beispiel aus der Privatwirtschaft oder einem anderen Berufsfeld – kann höher eingestuft werden. Die Entscheidung liegt im Ermessen des Arbeitgebers, ist aber aktiv verhandelbar und sollte vor Vertragsunterzeichnung angesprochen werden.

Fachkräfte-Richtlinie VKA – Einstieg bis Stufe 4 möglich

Kommunale Arbeitgeber können neu eingestellte Fachkräfte in den Entgeltgruppen 5 bis 15 bereits bei der Einstellung höher einstufen, auch wenn keine einschlägige Berufserfahrung vorliegt. Regelmäßig ist eine Zuordnung zu Stufe 2 oder 3 möglich, in besonderen Fällen sogar bis Stufe 4. Die Entscheidung liegt beim Arbeitgeber, kann aber insbesondere bei schwer zu besetzenden Stellen ein wichtiges Argument in Gehaltsverhandlungen sein.

Rechenbeispiel EG 11, TVöD VKA ab 1. Mai 2026 (Kommunen)

• Einstieg in Stufe 1: 4.270 Euro brutto pro Monat
• Einstieg in Stufe 3 durch anerkannte Vorerfahrung: 5.046 Euro brutto pro Monat
• Differenz: Über 9.312 Euro brutto pro Jahr

Das Wichtigste: Fragen Sie vor der Vertragsunterzeichnung aktiv: „In welche Stufe werden Sie mich eingruppieren – und welche meiner Vorerfahrungen erkennen Sie nach § 16 TVöD an?". Nach der Unterschrift ist eine Korrektur der Stufe deutlich schwieriger durchzusetzen.

Eingruppierung: Passt Ihre Entgeltgruppe zu dem, was Sie täglich tun?

Die Eingruppierung im TVöD folgt der sogenannten Tarifautomatik: Sie richtet sich nach der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit – nicht nach dem Budget der Behörde. Das klingt fair, führt aber regelmäßig zu Fehlern.

Drei Situationen, in denen eine Überprüfung sinnvoll ist:

• Ihre Tätigkeit hat sich verändert: Sie wurden in EG 6 eingestellt, koordinieren inzwischen aber ein Team und tragen Projektverantwortung – ohne Anpassung der Eingruppierung.
• Ihre Stellenbeschreibung ist veraltet: Die hinterlegte Tätigkeitsbeschreibung stammt aus dem Einstellungsjahr und entspricht nicht mehr der Realität.
• Die Ersteingruppierung war fehlerhaft: Das kommt häufiger vor als gedacht – besonders bei komplexen Tätigkeitsprofilen.

Was Sie tun können: Fordern Sie Ihre aktuelle Stellenbeschreibung an und gleichen Sie sie mit Ihrer tatsächlichen Tätigkeit ab. Stellen Sie einen schriftlichen Antrag auf Überprüfung der Eingruppierung – und binden Sie den Personalrat ein. Er hat ein Mitwirkungsrecht bei Eingruppierungsfragen.

Wichtige Warnung: Die Tarifautomatik wirkt in beide Richtungen. Wer zu hoch eingruppiert ist – auch wenn das so im Arbeitsvertrag steht – kann rückgruppiert werden, sobald der Fehler auffällt. Ein Anspruch auf die höhere Entgeltgruppe besteht in diesem Fall nicht.

Sonderfall – Paragraf 14 TVöD: Wer vorübergehend Aufgaben einer höheren Entgeltgruppe übernimmt (zum Beispiel bei der Vertretung einer Vorgesetzten), hat Anspruch auf eine persönliche Zulage – allerdings erst, wenn die höherwertige Tätigkeit mindestens einen Monat ausgeübt wurde. Die Zulage wird dann rückwirkend ab dem ersten Tag gezahlt. Bei dauerhafter Übertragung greift nicht Paragraf 14, sondern die Höhergruppierung. 

Zulagen im TVöD: Was steht Ihnen zu – und warum beantragt es kaum jemand?

Zulagen sind der am häufigsten unterschätzte Teil der Gehaltsoptimierung. Einige entstehen automatisch, andere nicht – und wer nicht hinschaut, lässt Geld liegen.

Zeitzuschläge (§ 8 TVöD) – Auszug

Die folgende Tabelle zeigt eine Auswahl häufiger Zuschlagsarten. § 8 TVöD regelt darüber hinaus weitere Sonderformen, etwa für Samstagsarbeit, Überstunden und besondere Feiertagskonstellationen.

Zuschläge auf das Stundenentgelt nach Art der Arbeit

Wichtig: Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit sind bis zu bestimmten gesetzlichen Grenzen steuerfrei – sie erhöhen also das Nettoeinkommen direkt, ohne Steuerabzug. Prüfen Sie Ihre Gehaltsabrechnung jeden Monat. Fehler bei Zeitzuschlägen passieren regelmäßig.

Wechselschichtzulage

Die Zulage für Wechselschichtarbeit wurde in der TVöD-Tarifrunde 2025 auf 200 Euro monatlich erhöht – in den Bereichen BT-K und BT-B (zum Beispiel Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen) sogar auf 250 Euro monatlich.

Erschwerniszulagen (TVöD § 19)

Für besonders belastende Tätigkeiten – etwa Arbeit mit gefährlichen Stoffen, unter Extremtemperaturen oder in der Notfallversorgung. Ob und in welcher Höhe eine Zulage zusteht, hängt von der konkreten Tätigkeit ab. Fragen Sie gezielt bei der Personalstelle nach.

Fachkräftezulage und Arbeitsmarktzulage (TVöD VKA)

Seit dem Beschluss der Mitgliederversammlung der VKA vom 10. November 2023 können kommunale Arbeitgeber zwei gezielte Zulagen einsetzen, um Fachkräfte zu gewinnen oder zu halten – beide sind Instrumente des Arbeitgebers, auf die kein individueller Rechtsanspruch besteht. Die zugrundeliegenden Richtlinien gelten vorerst bis zum 31. Dezember 2028.

Fachkräftezulage: Kommunale Arbeitgeber können Beschäftigten in Bereichen, in denen Personalbedarf besteht oder Fachkräfte gehalten werden sollen (zum Beispiel IT, Pflege, Ingenieurwesen, Soziale Arbeit), eine monatliche Zulage zahlen – sowohl bei Neueinstellungen als auch für bereits Beschäftigte. Die Höhe richtet sich nach der Entgeltgruppe:

Höhe der maximalen Fachkräftezulage nach Stufe

Die Zulage ist auf maximal zehn Jahre zu befristen, kann aber bei fortbestehendem Bedarf verlängert werden.

Arbeitsmarktzulage: Wenn für bestimmte Qualifikationen auf dem Arbeitsmarkt deutlich höhere Gehälter üblich sind, kann der Arbeitgeber eine Arbeitsmarktzulage von bis zu 20 Prozent des Tabellenentgelts der Stufe 2 der jeweiligen Entgeltgruppe zahlen – ebenfalls für Neu- und Bestandsbeschäftigte.

Wichtig: Die Entscheidung über beide Zulagen liegt allein beim Arbeitgeber und muss nachvollziehbar begründet und dokumentiert sein. Es handelt sich um Arbeitgeberinstrumente – kein Beschäftigter hat einen Anspruch darauf. Fragen Sie dennoch aktiv in der Personalstelle nach – viele Beschäftigte wissen nicht, dass diese Instrumente existieren.

Hinweis für Bundesbeschäftigte: Für Tarifbeschäftigte beim Bund (TVöD Bund) gilt ein eigenes Regelwerk: Das BMI-Rundschreiben vom 17. Dezember 2024, das Maßnahmen zur Gewinnung und Bindung von Fachkräften bis zum 31. Dezember 2029 regelt. Der Anwendungsbereich und die Zulagenhöhen weichen von der VKA-Richtlinie ab und sind nach bestimmten Fachkräftegruppen sowie Entgeltgruppen gestaffelt. Bundesbeschäftigte sollten sich hierzu direkt an ihre Personalstelle wenden.

Einige Bundesländer kennen zudem regionale Zulagen, etwa die Ballungsraumzulage in Bayern. Auch diese fließen nicht automatisch.

Die Ausschlussfrist: Der teuerste Fehler im öffentlichen Dienst

Paragraf 37 TVöD ist eine der wichtigsten Regelungen, die Beschäftigte kennen müssen:

Ansprüche auf Zulagen, Zeitzuschläge oder Stufenkorrekturen verfallen, wenn sie nicht innerhalb von sechs Monaten nach Fälligkeit des Anspruchs in Textform geltend gemacht werden.

• Die Ausschlussfrist wird in der Praxis zudem ziemlich streng angewendet – unabhängig davon, wie berechtigt der Anspruch ist. Sie beginnt jedoch erst mit der Fälligkeit des jeweiligen Anspruchs. Zeitzuschläge werden grundsätzlich am Zahltag des zweiten Kalendermonats nach ihrer Entstehung fällig. Fehlen beispielsweise Nachtschichtzuschläge für Juli und August, werden die Ansprüche in der Regel im September beziehungsweise Oktober fällig. Wer den Fehler erst im Juni des Folgejahres bemerkt und die Ansprüche bis dahin nicht in Textform geltend gemacht hat, kann beide Ansprüche bereits verloren haben. So machen Sie Ansprüche richtig geltend: Den Anspruch in Textform, zum Beispiel per E-Mail, an die zuständige Personalstelle richten
• Anspruchsgrund, Zeitraum und möglichst die ungefähre Höhe konkret benennen
• Nachricht und Versandnachweis für die eigene Akte aufbewahren
• Bei Bedarf den Personalrat einbeziehen

Leistungsentgelt (§ 18 TVöD): Wann winken Extra-Zahlungen?

Paragraf 18 TVöD ermöglicht eine variable Zusatzvergütung über das Tabellenentgelt hinaus. Es gibt zwei Formen:

• Leistungsprämie: Einmalige Zahlung für eine besondere Einzelleistung oder ein konkretes Ergebnis
• Leistungszulage: Befristete monatliche Zahlung bei dauerhaft überdurchschnittlicher Leistung

Im kommunalen Bereich (TVöD VKA) beträgt das Volumen zwei Prozent – mit der Verpflichtung zur jährlichen Auszahlung. Es kann durch Dienst- oder Betriebsvereinbarung erhöht werden. Beim Bund besteht ein geringeres Budgetvolumen und wird oft über andere Mechanismen verteilt.

Die ehrliche Einschätzung: In vielen Behörden wird dieses Budget nicht konsequent genutzt. Unklare Kriterien und Scheu vor Konflikten führen dazu, dass Prämien entweder gar nicht oder nach dem Gießkannenprinzip vergeben werden.

Was Sie konkret tun können:

• Im Mitarbeitergespräch fragen, ob Leistungsentgelte in Ihrer Dienststelle vergeben werden – und nach welchen Kriterien
• Messbare Ziele schriftlich im Mitarbeitergespräch vereinbaren
• Arbeitsergebnisse und positives Feedback dokumentieren – E-Mails mit Lob abspeichern
• Leistungsentgelt und Stufenverkürzung sind zwei getrennte Instrumente und schließen sich nicht aus